1/3: Saavutettavuusvaatimukset koskevat myös asiakirjatiedostoja

Tässä kolmiosaisen kirjoitussarjan ensimmäisessä osassa kerromme, mitä saavutettavuus tiedostojen kohdalla tarkoittaa. Seuraavassa osassa perehdymme tarkemmin saavutettavuusvaatimuksiin ja siihen, miten niitä tulee eri tiedostomuotojen kohdalla soveltaa. Viimeisessä osassa käymme läpi monimutkaisia tiedostoja ja niiden tyypillisiä ongelmakohtia. 

Julkaisuhetkellä on merkitystä

Lain saavutettavuusvaatimukset koskevat kaikkia sellaisia tiedostoja, jotka on julkaistu verkossa ensi kerran 23.9.2018 tai sen jälkeen. Käyttäjät voivat vaatia myös vanhempia tiedostoja saavutettavassa muodossa, jos ne liittyvät kansalaisen etujen, oikeuksien tai velvollisuuksien toteutumiseen.

Käytännössä kannattaa nyt viimeistään varmistaa se, että uudet julkaistavat tiedostot ovat saavutettavia ja tutkia, ovatko vanhat tiedostot saavutettavia.

Kolme näkökulmaa saavutettavuuteen

Mitä tarkoittaa, että tekstitiedosto on saavutettava? Saavutettavuus riippuu lukijasta ja tilanteesta. Se, mikä on saavutettavaa yhdelle, ei välttämättä ole sitä toiselle. Yhdelle lukijalle asiakirjatiedosto on saavutettava, jos siinä olevat kuvat voi suurentaa ja kuvien tarkkuus säilyy hyvänä. Toiselle lukijalle saavutettavuus tarkoittaa erittäin selkeää ja ymmärrettävää kieltä. 

Seuraavassa tarkastelemme tiedostojen saavutettavuutta kolmesta näkökulmasta. Ensin kerromme sisällön ymmärrettävyydestä ja selkeydestä. Toiseksi syvennymme tekniseen saavutettavuuteen ja siihen millaisia tiedostoja voi käyttää myös teknisillä apuvälineillä.  Kolmanneksi pohdimme, kuinka käyttäjän mahdollisuus mukauttaa sisältöjä tukee saavutettavuutta. 

Helposti ymmärrettävä sisältö on saavutettavuuden ytimessä 

Useimmille lukijoille on tärkeää, että kieli on helposti ymmärrettävää. Kielen selkeyttä ja ymmärrettävyyttä ei ole kuitenkaan helppo mitata eikä saavutettavuusvaatimuksissa olekaan tällaisia testejä. Digipalvelulaki ei siis edellytä esimerkiksi selkokielen käyttöä, mutta muussa lainsäädännössä viranomaisilta edellytetään selkeän ja ymmärrettävän kielen käyttämistä. Mitä suuremmalle yleisölle teksti on tarkoitettu, sitä tärkeämpää on kielen selkeys.

Yksi keino varmistaa se, että teksti on sujuvaa, on lukea teksti ääneen. Jos ääneen lukeminen on hankalaa, kannattaa tekstiä selkeyttää.

Tekstin ymmärtämistä helpottavat selkeä rakenne ja hyvin nimetyt otsikot. Kun pelkästään otsikot lukemalla saa selville tiedoston olennaisen sisällön, otsikkorakenne on onnistunut. Kuvat, luettelot ja taulukot tukevat tekstin ymmärtämistä, mutta niiden kohdalla on varmistettava saavutettava esitystapa. Esimerkiksi taulukot eivät voi olla kuvia taulukoista, vaan taulukot on tuotettava teknisesti oikein. 

Teknistä saavutettavuutta voi testata

Tekninen saavutettavuus tarkoittaa sitä, että tiedostoja voi lukea erilaisilla päätelaitteilla ja myös apuvälineiden ja avustavien ohjelmien avulla. 

• Apuvälineitä ovat mm. ruudunluku- ja ruudunsuurennusohjelmat sekä pistekirjoitusnäytöt.  
• Päätelaitteita ovat mm. pöytäkoneet, tabletit ja älypuhelimet.

Saavutettavuusvaatimusten taustalla ovat verkkosisällön saavutettavuusohjeetAvautuu uuteen ikkunaan, englanniksi Web Content Accessibility Guidelines (WCAG)Avautuu uuteen ikkunaan. Ohjeet koskevat erityisesti teknistä saavutettavuutta ja sisältävät testattavia onnistumiskriteerejä, jotka joko toteutuvat tai eivät toteudu. 

Saavutettavassa tiedostossa pitää esimerkiksi otsikot olla merkitty siten, että ohjelmat tunnistavat otsikot. Ei siis riitä se, että jokin kohta tekstistä näyttää otsikolta suuremman fontin ansiosta. Tiedostossa pitää olla myös koodimerkinnät, joiden avulla apuvälineohjelmat tunnistavat, millainen otsikko on kyseessä. Word-ohjelmassa tällainen merkintä tehdään otsikkotyylien avulla.  

Tiedostojen teknisen saavutettavuuden voi testata editointiohjelmien tarkistustyökalujen avulla. Esimerkiksi Microsoft Office Wordissa on sisäänrakennettu tarkistustyökalu (helppokäyttöisyyden tarkistus), joka tarkistaa teknistä saavutettavuutta ja  

• huomaa mm. otsikkotyylien epäloogisen käytön, 
• löytää kuvat, joilta puuttuu vaihtoehtoinen kuvaus ja 
• varoittaa heikosta kontrastista ja epäselvistä linkkiteksteistä. 

Teknistä saavutettavuutta testaavat työkalut ovat hyviä renkejä, mutta ne eivät tarkasta kaikkea. Wordin helppokäyttöisyyden tarkistus esimerkiksi tutkii, onko tiedoston kuvilla vaihtoehtoiset tekstit, mutta tarkistus ei ota kantaa tekstien laatuun. Suomen lipun kuvan vaihtoehtoisena tekstinä voisi olla teksti “Ruotsin lippu”, eikä tarkistus herjaisi virheestä lainkaan.

Saavutettava sisältö on mukautettavissa

Saavutettavuutta on myös se, että käyttäjä voi mukauttaa tiedoston esitystapaa itselleen sopivaan muotoon. Www-sivuilla mukauttaminen onnistuu hyvin: yleensä sivun sisältö mukautuu näytön kokoon itsestään ja selaimessa on helppo muuttaa tekstin ja taustan väriä tai suurentaa fonttikokoa. Tiedostojen kohdalla tallennusmuoto asettaa rajoituksia mukauttamisen suhteen. 

Usein asiakirja- tai tekstitiedostojen lukemiseen tarvitaan jokin erillinen ohjelma tai sovellus. Esimerkiksi Word-tiedostot eivät avaudu selaimissa. Käyttäjät voivat kuitenkin Word-ohjelmassa muokata tiedostojen värejä ja fonttityyppejä omiin tarpeisiinsa. Pdf-tiedostot avautuvat monessa selaimessa, mutta niiden heikko puoli on se, että ulkoasua on hankalampi mukauttaa. Etenkin mobiililaitteissa pdf-tiedostot ovat hankalia.

Tekstitiedostoja tehtäessä pitäisi pohtia sitä, mikä on paras keino välittää tiedostossa oleva tieto. Jos tiedostoa ei ole tarkoitus tulostaa, paras muoto on usein www-sivu. Jos tiedetään, että tiedostoa tulostetaan tai lähetetään edelleen sähköisessä muodossa, erillinen tiedosto on perusteltu julkaisumuoto.

Seuraavassa kirjoitussarjan osassa kerromme siitä, miten yleisimmillä toimisto-ohjelmistoilla tuotetaan saavutettavia tiedostoja ja miten pdf-tiedostoissa varmistetaan sisällön saavutettavuus. Lue kirjoitussarjan toinen osa ”Kuinka tehdä saavutettavia tiedostoja: perusteet”.

Saavutettavat asiakirjat verkossa –koulutus eOppivassa neuvoo Word-, PowerPoint- ja Excel-tiedostojen tekemisestä sekä niiden muuntamisesta saavutettaviksi pdf-tiedostoiksi. Koulutus on kaikille avoin ja ilmainen.